Litouwen kent geen NOW-regeling, waardoor er noodgedwongen afscheid moest worden genomen van een aantal medewerkers. Tegelijkertijd heeft de crisis ook een aantal ontwikkelingen versneld waar Van Zutphen al langer mee bezig was. De belangrijkste daarvan is de sluiting van de zeven kantoren die verspreid over Europa lagen. In plaats daarvan wordt er bij Qbis nu volledig remote gewerkt. Het leidde tot het volgende bericht van Van Zutphen.
Daar wilde ik meer van weten. Via Skype spraken we over alle ontwikkelingen bij Qbis in deze coronatijden.
Allereerst, hoe is de situatie in Litouwen?
“Al heel snel zijn hier de grenzen dichtgegaan. Vluchten naar Litouwen werden in een heel vroeg stadium gecanceld en iedereen die terug kwam moest verplicht in quarantaine in een hotel dat door de overheid aangewezen werd. Daarmee is het virus heel erg onder controle gehouden. Nu zijn er misschien twee of drie gevallen per dag die erbij komen en that’s it. De regels zijn de afgelopen week versoepeld. Eerst gingen buiten de terrasjes open en nu zijn ook binnen de café’s weer open. Alles is eigenlijk weer terug bij het oude. Alleen hebben mensen binnen wel een mondkapje nodig. Je merkt er op dit moment nog maar weinig van hier. Dat is wel lekker.”
En afstand houden, moet dat ook?
“Daar wordt hier minder op gelet. Hier is het meer handschoenen en mondkapjes. Maar tot dusverre zijn er in het hele land ook maar iets van 50 doden en nauwelijks besmettingen.”
Ok, dus in Litouwen begint alles weer op het oude te lijken, maar als we naar jouw bedrijf Qbis gaan kijken is het een heel ander verhaal. Voor mensen die Qbis niet kennen, wat doet Qbis?
“Wij zijn gespecialiseerd in de werving en selectie voor buitenlandse medewerkers binnen de EU voor Nederlandse uitzendbureaus. Wij noemen ons meer de relocation specialist. Vaak wordt er vanuit gaan dat alles om het werk draait, maar de leefomgeving is minstens net zo belangrijk. Misschien is die nog wel belangrijker dan het werk zelf. Dus wij focussen ons heel erg op alles rondom het leven en niet alleen op alles rondom het werk, om zo een volledig plaatje te creëren.
We zijn veertien jaar geleden in Litouwen begonnen. Een aantal jaar later zijn we in Letland begonnen. Daarna in Roemenië, maar dat deden we allemaal vanuit Vilnius. Twee jaar geleden dachten we dat persoonlijk contact heel belangrijk is voor mensen en toen hebben we in verschillende landen kantoortjes geopend, waaronder ook twee in Portugal, één in Slowakije, één in Roemenië, twee in Letland en één in Vilnius. Alleen het speelde al heel lang in mijn hoofd om een remote bedrijf te hebben, maar iedereen zei dat dat niet kon, omdat persoonlijk contact zo belangrijk is.
Maar wij werkten al gedeeltelijk remote. Eén collega uit het managementteam werkt vanuit Barcelona. Dus we hadden altijd een aantal collega’s die samen zaten en hij op een scherm. Nu door corona merk je dat iedereen ineens op hetzelfde level zat. Iedereen zat op een scherm en alle communicatie gebeurde online. En toen merkte je dat de communicatie eigenlijk veel beter verliep dan van tevoren en ook dat die persoon die altijd alleen op een scherm te zien was in één keer veel meer betrokken was in het managementteam en dat hij met veel meer ideeën kwam. Iedereen werd gelijk. Omdat dit veel beter leek te werken hebben we toen besloten om helemaal remote te gaan, in plaats van dat we verschillende kantoortjes hebben.
Ook hebben we gekeken hoe de kandidaten dit beleefden. Hun reviews werden alleen maar beter. We zijn minder tijd kwijt met mensen die totaal niet tot onze doelgroep behoren, dus we kunnen nu veel directer mensen interviewen. Het zijn voor ons eigenlijk alleen maar positieve ontwikkelingen door het coronavirus.”
Want die kandidaten vonden dat persoonlijk contact via een scherm dus ook prima?
“Ja. Wij hebben de hele customer journey vorig jaar weergegeven. We hebben een customer journeyspecialist die bijvoorbeeld ook veel met Sillicon Valley werkt en die zei al jaren dat je geen fysiek persoonlijk contact nodig hebt om persoonlijk over te komen. Persoonlijk contact kan ook via chatbots en dergelijke als je maar de juiste informatie geeft en het gevoel en vertrouwen geeft aan een persoon door middel van feedbacks en een telefoonnummer erbij te zetten. De snelheid die je daarmee creëert is van hogere toegevoegde waarde dan in contact komen met een recruiter wat echt heel tijdrovend is. Door die customer journey hebben we gezegd dat de hele selectie geautomatiseerd moest worden. In plaats van dat de recruiter bepaalt wie er waar past, bepaalt het algoritme dat. In dat algorirtme nemen we ook de feedbacks mee die de mensen krijgen, hoe lang ze in Nederland werken, hoe positief ze het ervaren et cetera. Dat is data die de recruiters niet hebben. De ervaring voor de kandidaat is alleen maar beter geworden.”
Dat idee was er dus al en nu was er door corona echt het moment om daarop in te springen?
“In december ben ik een maandje in Portugal geweest, in onze kantoren in Lissabon en Porto. Daar zag ik dat de recruiters heel veel tijd kwijt waren met het bellen van medewerkers, dat mensen niet op kwamen dagen. Kortom, heel veel verspilde tijd. Misschien wel 50% van de tijd die ze besteedden was totaal nutteloos. Toen dacht ik al dat dit helemaal verkeerd was en dat we moesten gaan automatiseren. We moeten alleen onze energie steken in mensen die daadwerkelijk naar Nederland willen gaan en die alle informatie hebben ontvangen en alles hebben begrepen.
Dus het was een beetje een samenkomst van omstandigheden, want toen corona kwam hebben we gezegd dat we het nu meteen op moesten zetten. En tijdens corona kan dan alles in één keer heel snel.”
Waar zit hem dat dat dan in, dat het nu ineens sneller kan?
“Je werkt efficiënter. Op kantoor praat je heel veel met collega’s en heb je heel veel verloren informatie. Want je praat met één collega, maar de andere collega’s zijn dan dus niet up to date van wat er besproken is. Als je alles online houdt zijn alle collega’s meteen up to date.
We hebben als regel geïntroduceerd dat je niet twee keer iets uitlegt. Als je iets uitlegt moet dat altijd via een video. Als iemand een vraag heeft maak je een filmpje waarin je het uitlegt. Dan stuur je dat filmpje naar die persoon. Als later iemand dezelfde vraag heeft stuur je weer datzelfde filmpje. Dan win je heel veel op het gebied van efficiëntie als je continu zo aan het werken bent.
Hetzelfde geldt voor een meeting. Iedere deelnemer laat je een eigen video opnemen. Die stuur je van tevoren naar alle andere deelnemers. Die kijken daarnaar op het moment dat ze tijd hebben en dan kun je de daadwerkelijke meeting binnen tien minuten afronden. Je wint heel veel in efficiëntie. Als je dit continu blijft doen hou je meer tijd over voor allerlei dingen die je persoonlijk interessant vindt; meer lezen, meer drummen, noem maar op. Je wint gewoon heel veel tijd en de snelheid werkt als een soort sneeuwbaleffect.”
Zonder dat het ten koste gaat van het persoonlijke contact? Mis je dan niet heel veel als je niet bij elkaar bent?
“Ik denk juist dat je minder mist, want in plaats van dat ik nu iets alleen aan jou uitleg, leg je het meteen aan een hele grote groep mensen uit. Iedereen die daar interesse in heeft kan dat oppakken. Het maakt niet uit waar iemand zit. Je bent niet gebonden aan één locatie. Als je alles online doet hebben de mensen die op een andere locatie zitten toegang tot dezelfde informatie. Dan creëer je ook veel meer één cultuur dan via verschillende kantoren. Want je merkt dat ze in Lissabon of in Porto zich een heel andere manier van werken aanleren dan hier in Vilnius. Als je alles online hebt, dan heeft iedereen exact dezelfde manier van werken. En ik zie de collega’s ook meer. Eerst zag ik ze heel weinig en nu zie ik ze regelmatig via een videoverbinding.”
Wat levert remote werken nog meer op in jouw ogen?
“Nou, nog een mooi voorbeeld. Een jaar geleden waren we op zoek naar een Litouwse recruiter voor ons kantoor in Vilnius. En de salarissen in Vilnius liggen een stuk hoger dan in de rest van het land. Destijds kregen we vijf reacties op die vacature. En een jaar later, nu we remote zijn, zijn we gaan zoeken naar remote recruiters. Je moet Litouws kunnen en waar je woont maakt ons niets uit. En nu kregen we 100 sollicitaties opgestuurd. De kwaliteit van de kandidaten is daardoor ook een stuk beter. Nu hebben we een nieuwe collega die vanuit Rome werkt. Hij werft Litouwers voor de Nederlandse markt.”
Ik las gisteren dat Marc Zuckerberg bij Facebook aangekondigd heeft dat ze ook volledig remote gaan werken en dat de salarissen bepaald worden door de kosten in het levensonderhoud van de locaties van de werknemers. Wat vind jij daarvan?
“Wij deden dat eerst ook. De hoofdsteden in Europa hebben een bepaalde index die aangeeft hoe duur het is om daar te wonen en eerst stemden we onze salarissen ook af op die kosten, maar nu gaan we gewoon een standaard salaris voor iedereen bieden. Het maakt niet uit waar je woont, voor iedere functie overal hetzelfde. We werken bijvoorbeeld ook vanuit Spanje, maar dat zou bijvoorbeeld ook iemand uit Argentinië of Costa Rica kunnen doen. Die krijgt hetzelfde betaald en daardoor is de kans groot dat we daar voor hetzelfde geld een betere kandidaat kunnen vinden dan in Spanje zelf.”
Ondernemen is natuurlijk voortdurend nieuwe dingen proberen en nieuwe wegen verkennen, maar dat zal de afgelopen maanden helemaal het geval geweest zijn.
“Jazeker. Als ondernemer geeft het wel een kick. Snel reageren en inspelen, dat is bijna verslavend. Zeker als dingen dan uitpakken zoals je wilt.”
En tijdens deze coronacrisis heb je dus snel moeten reageren. Zo heb je ook alle kantoren gesloten.
“Ja, klopt. In een korte tijd zijn alle huurcontracten opgezegd. We verkopen het meubilair of collega’s nemen het mee naar huis. We hebben geen kantoren meer. Iedereen werkt vanuit huis. In Vilnius is het heel gebruikelijk om remote te werken. Je hebt hier een stuk of tien verschillende hubs waar dat heel goed kan. Mijn idee is om een paar keer per week op verschillende hubs te werken met wat vrienden. Zo werk je op dezelfde plek samen met mensen met een hele andere achtergrond. Ik denk dat je dan veel van elkaar kunt leren.”
Dus remote werken is niet hetzelfde als alleen werken?
“Nee, remote is gewoon dat je werkt vanuit een locatie die jij wilt, niet één waar je móet werken. Morgen gaan we bijvoorbeeld met het gezin naar een huisje aan de kust. Zo lang het internet maar goed is, kan ik werken. Ik zal wel weinig echt op vakantie gaan, want alles is remote, dus werk loopt altijd gewoon door.”
Zou dat niet een vervelend bij-effect zijn? Ik vind het wel fijn om een duidelijke scheiding tussen mijn werk- en privéomgeving te hebben.
“De werkplek hoeft in mijn ogen geen aangewezen kantoor te zijn. Het is gewoon een plek waar je op dat moment wil werken. Dat kan met vrienden zijn, dat kan in een afgesloten ruimte zijn, dat kan in een café zijn. Er zijn voldoende goede plekken.
Ik denk dat dat in Litouwen wel wat populairder is dan in Nederland. Hier zie je heel veel freelancers die met bedrijven in het buitenland werken. Die werken sowieso al in zo’n setting. In Nederland is dat wat minder gebruikelijk. Een collega vertelde me dat ie in Rotterdam in zo’n hub had gewerkt en daar waren maar een paar man. Daar was weinig interactie met elkaar. In Nederland zijn mensen heel erg gewend aan een kantoor.”
Zou dat niet een vervelend bij-effect zijn? Ik vind het wel fijn om een duidelijke scheiding tussen mijn werk- en privéomgeving te hebben.
“We hopen veel in efficiëntie te winnen door te automatiseren, zodat we als organisatie de markt een paar jaar vooruit zijn. En we moeten een nog veel hogere kwaliteit gaan leveren. We moeten de beste customer journey leveren voor zowel de uitzendbureaus als de kandidaten. En die kwaliteit is al heel hoog, maar daar kunnen we echt nog een aantal grote stappen in zetten. En dat natuurlijk op een manier die schaalbaar is.
En we gaan ook meer doen aan community based recruitment. We hebben bijvoorbeeld al een buddysysteem. Als iemand naar Nederland gaat, dan krijgt hij of zij ook een buddy aangewezen via een algoritme. Die buddy helpt de persoon in Nederland. De buddy is iemand die op gelijke voet staat met die andere persoon. Een buddy heeft een nog veel beter beeld dan een recruiter. Die kan iemand veel beter vooruit helpen. Je creëert zo ook direct sociale contacten. En dat is ook één van de voordelen van ons. Iedereen in het managementteam van Qbis werkt zelf in het buitenland of heeft dat gedaan. We zijn bekend met dit hele verhaal. Wij begrijpen wat iemand voelt die in het buitenland gaat werken, omdat wij die journey zelf gemaakt hebben.”
2007—2020 Privacy policy